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英文就業規則の作成
就業規則の作成・変更
職場のルールを定める就業規則は、非常に重要な役割を果たします。就業規則には、仕事の開始と終了の時間、休憩や休日に関する決まりごと、賃金の計算方法や昇給、退職に関すること等、労働に関する重要な事項が記載されており、10人以上の従業員を雇用する事業所には、就業規則を定めることが法律で義務付けられています。従業員と個別に書面で労働契約を結んでいる場合でも、契約書に記載されていない労働条件は、一般的に就業規則で定められ、就業規則の内容が会社と従業員との具体的な契約内容として取り扱われます。つまり就業規則の内容が従業員に対して、法的拘束力を持つことになり、会社が従業員に対して有する指揮命令権の根拠にもなるのです。
ただし、就業規則はただ定めれば良いというものではありません。就業規則が法的な効力をもつためには、条件があります。それは就業規則の内容が従業員に周知されていること。つまり、働いている従業員がその内容を把握して、初めて就業規則はその効力を発揮するようになるのです。
では、外国人労働者が理解できない言葉で書かれた就業規則は、効力を持ち得るでしょうか? 人事担当者等が就業規則を外国人労働者一人一人に口頭で説明し、理解させたことを証明できるような記録があれば就業規則の内容が有効になりますが、日本における外国人雇用の現場で現実的にそのような対応をとることは難しいでしょう。その場合、日本語の就業規則を手渡すだけでは周知義務が果たされたことにはならず、もし何か外国人労働者との間でトラブルが起こった場合、定めていたはずの就業規則が機能しないということになりかねません。
そのような事態をさけるために、外国人労働者を雇用する事業所においては、少なくとも英文の就業規則を用意しておくことをお勧めします。雇用する外国人の母国語が英語でない場合においても、世界的な「共通語」として一般的に認知されている英語による就業規則を用意していれば、会社側が周知義務を怠っていなかった有力な証拠になり得るからです。
外国人労働者を雇用する企業においては、在留資格の期間と退職に関する規定や厚生年金の脱退一時金に関する規定、日本における納税管理人の選任に関する規定等、特別な規定が必要になります。新しく外国人を雇用する場合にはこのような規定の追加を含めて、就業規則を見直すのも良いでしょう。また最近では、助成金の申請の際に就業規則の添付が求められるケースも多くなっていますので、10人未満の従業員数で作成義務が無い企業でも、積極的に就業規則を作成するメリットは高くなってきています。
当事務所では、従業員とのトラブルを未然に防ぐ戦略的な就業規則の作成・変更のほか、外国人雇用支援の一環として、英文就業規則の作成をしています。ぜひご活用ください。
英文就業規則の作成・変更サービスは沖縄地区に限らず全国対応いたします(出張が発生する場合は出張費、交通費等を別途ご請求)
If the work rules are written in the language that the employees do not fully understand, could the work rules have legal effects over the employees? In case that work rules are individually delivered to the employees with enough explanation and the employer has a good record to prove the understanding of the employee, the work rules could be validated. However, such an elaborate operation is often difficult in the employment conventions in Japan. The delivery of the Japanese work rules cannot solely fulfill the employer’s legal obligation to keep its foreign employees informed about the conditions written on the work rules. In such a case the employer cannot refer to the work rules to solve out troubles raised between the employer and the foreign employees.
We recommend companies employing foreign workers to prepare English work rules at least. As English is widely acknowledged as a common language all over the world, English work rules could become an effective evidence to disprove the employer’s negligence to inform the foreign employees.
In addition, work rules for companies with foreign workers need some special clauses such as the wordings of the resident eligibility and retirement, lump-sum withdrawal refund from the Japanese public pension scheme, and the appointment of the tax manager in Japan. When newly employing a foreigner in your company, it is highly recommended to review the work rules at this occasion. Recently, the attachment of the work rules is often required upon the application of subsidies. Even if the number of the employee is less than 10, and your company has no legal obligation, there are the advantages of formally making out work rules.
As a part of our foreigner employment support services, we provide drafting and amendment services of English work rules. In order to expand your business globally, please take advantage of our services in the employment of foreign workers.
English Work Rule Drafting, Amendment services can be provided to clients outside Okinawa area (if business travels are required, per-diem and travel expenses are additionally charged. )
2019.10.31
海外進出、外国人雇用に関する労務相談
海外展開・外国人雇用支援顧問
グローバルにビジネスを展開する企業様にむけて、当事務所では海外展開・外国人雇用支援業務を提供します。具体的には、従業員の海外派遣や外国人採用に関するコンサルティング、雇用契約書のドラフティング、海外赴任規程の整備、外国人に対応した就業規則・賃金規程の策定、在留許可等の申請、グロスアップ給与計算に関する相談等、グローバルビジネスに必要な「人」に関する施策をワンストップで支援するお得なパッケージです。
アジア経済が急成長を遂げる中、日本の中で最も地理的に東アジアの主要都市に近い沖縄の優位性は高まっています。沖縄で事業を行う企業にとっては、海外に進出する大きなチャンスが到来していると言えるでしょう。実際に多くの企業が沖縄から台湾、香港、中国、シンガポール、タイ、ベトナム等といった東アジア主要国に進出し、大きな成果を挙げています。
海外に貴重な日本人コアスタッフを派遣する場合には、派遣されたスタッフが安心して働ける環境と、厳しい異国の地でモチベーションを維持できるだけの待遇を与えてあげなければなりません。そのためには、海外赴任規程の整備が必要です。基本給や手当、賞与等の計算方法や海外送金に関する規定、渡航費用や支度金の負担に関する規定、健康保険・年金の継続・脱退に関する規定、家族の同伴に関する規程等、整備しなければならない項目は多岐にわたります。特に発展途上国等では公的医療保険の整備が進んでいないことが多いため、民間医療保険への加入は重要でしょう。
また海外で事業を展開する場合においても、沖縄でグローバルビジネスを展開する場合においても、企業と海外マーケットの架け橋になってくれる外国人の雇用は事業を成功させるための重要な要素です。外国人顧客の言葉や嗜好を理解し、彼らが本当に望む商品・サービスを提案できるのは、やはり外国人において他ならないからです。
しかし多くの企業が外国人雇用で失敗し、トラブルに巻き込まれるケースも増えています。外国人雇用はグローバルビジネスを加速させる反面、外国の法律や商習慣、言語、文化の違いによる壁も大きく、日本人の「当たり前」を一方的に押しつけてしまうことで、彼らの能力を引き出せないばかりか、トラブルを引き起こしてしまうリスクも低くないのです。外国人雇用にあたっては、外国人がどのように物事を考え、行動するかを理解し、適切な手続きによって契約を交わし、それに基づいて労務の提供を受け、賃金を支払うことが重要です。
当事務所では、海外展開・外国人雇用支援として下記のサービスを提供しています。
雇用契約書作成(英)
就業規則作成・変更 (英)
海外赴任規程の作成
在留許可申請(行政書士への紹介)
グロスアップ給与計算
国際関係助成金申請
*国内業務のために既に顧問社労士を選任している場合でも、海外展開・外国人雇用の支援専門として顧問を承ります。
Retainer Contract for expatriate and foreigner employment
For global business companies based in Okinawa, we offer various services to support the management of expatriates and foreign workers. The scope of our services covers the most of the human resources related matters in global business companies, including consultation for management of expatriates, recruitment of foreign workers, drafting of employment contracts, English work rules for companies with foreign employees, application for certificate of eligibility, and gross-up payroll calculation. This package is to offer for our clients one-stop services with reasonable prices.
With the rapid-economic growth of the East Asian countries, the geographical advantage of Okinawa is now highlighted. Now is a big chance for companies based in Okinawa to expand their businesses globally. To this point already several companies have achieved good success by venturing into the East Asian markets, such as Taiwan, Hong Kong, Singapore, China, Thailand, and Vietnam.
When having a key Japanese staff stationed in an oversea base, your company needs to offer to the staff a safe working environment and enough benefits to sustain high motivation to challenge the difficult situation as a foreigner. Work rules for expatriates are indispensable for this purpose; there are many points to be considered in advance, such as rules on calculation and remittance of basic salary, allowances and bonus, on bearing of traveling and accommodation expenses, on health insurance and social security, and on cost of accompanying family members. Private medical insurance is particularly important if your company is sending a staff to a developing country where public health insurance is not well established.
Meanwhile, the employment of foreign workers bridging your company and the local market is one of the key elements for success in global business. It is foreign workers that could understand foreigners’ language and feeling in a deep sense, and offer products and services they really want.
However, many companies fail in the employment of foreign workers, and get involved in labor related troubles. Whereas foreign workers can accelerate global business, they often encounter substantial gaps in binding laws and commercial conventions, as well as language and cultural differences under Japanese employers. Unilaterally forcing “the Japanese common sense” to foreign workers does not bring out their real strength, but only causes troubles to your company. In the employment of foreign workers, it is important to properly understand how they think, how they react, draft and sign on an appropriate contract, and receive their labor services and pay in return by the right procedures.
Based on the retainer contract, we offer to our client the following services to support the management of expatriates and foreign workers.
Work Rules Drafting / Amendment
Work Rules Drafting for Expatriate
Application for Certificate of Eligibility
Gross-up Payroll Calculation
Application for Subsidies on International Businesses
*This retainer contract for expatriate and foreigner employment support can be made seprately from the retainer contract your company may have made with another labor consultant for domestic human resources managment.
2019.10.31
就業規則・雇用契約書等の作成
2019.10.31
人材採用コンサルティング
2019.10.31
ストレスチェックの実施
2019.10.31
人事評価制度の構築
2019.10.31
顧問契約をベースにした労務相談
2019.10.21
グロスアップ給与計算
2019.10.21
雇用関係助成金の申請代行
2019.10.21
社会保険・労務関係手続の代行
2019.10.21
メンタルヘルス法務相談
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