就業規則の作成・変更・翻訳 English Work Rules: Drafting, Amendment, Translation

就業規則の作成・変更・翻訳

職場のルールを定める就業規則は、非常に重要な役割を果たします。就業規則には、仕事の開始と終了の時間、休憩や休日に関する決まりごと、賃金の計算方法や昇給、退職に関すること等、労働に関する重要な事項が記載されており、10人以上の従業員を雇用する事業所には、就業規則を定めることが法律で義務付けられています。従業員と個別に書面で労働契約を結んでいる場合でも、契約書に記載されていない労働条件は、一般的に就業規則で定められ、就業規則の内容が会社と従業員との具体的な契約内容として取り扱われます。つまり就業規則の内容が従業員に対して、法的拘束力を持つことになり、会社が従業員に対して有する指揮命令権の根拠にもなるのです。


ただし、就業規則はただ定めれば良いというものではありません。就業規則が法的な効力をもつためには、条件があります。それは就業規則の内容が従業員に周知されていること。つまり、働いている従業員がその内容を把握して、初めて就業規則はその効力を発揮するようになるのです。


では、外国人労働者が理解できない言葉で書かれた就業規則は、効力を持ち得るでしょうか? 人事担当者等が就業規則を外国人労働者一人一人に口頭で説明し、理解させたことを証明できるような記録があれば就業規則の内容が有効になりますが、日本における外国人雇用の現場で現実的にそのような対応をとることは難しいでしょう。その場合、日本語の就業規則を手渡すだけでは周知義務が果たされたことにはならず、もし何か外国人労働者との間でトラブルが起こった場合、定めていたはずの就業規則が機能しないということになりかねません。


そのような事態をさけるために、外国人労働者を雇用する事業所においては、少なくとも英文の就業規則を用意しておくことをお勧めします。雇用する外国人の母国語が英語でない場合においても、世界的な「共通語」として一般的に認知されている英語による翻訳を用意していれば、会社側が周知義務を怠っていなかった有力な証拠になり得るからです。


外国人労働者を雇用する企業においては、在留資格の期間と退職に関する規定や厚生年金の脱退一時金に関する規定、日本における納税管理人の選任に関する規定等、特別な規定が必要になります。新しく外国人を雇用する場合にはこのような規定の追加を含めて、就業規則を見直すのも良いでしょう。また最近では、助成金の申請の際に就業規則の添付が求められるケースも多くなっていますので、10人未満の従業員数で作成義務が無い企業でも、積極的に就業規則を作成するメリットは高くなってきています。


当事務所では、従業員とのトラブルを未然に防ぐ戦略的な就業規則の作成・変更のほか、外国人雇用支援の一環として、英文就業規則の作成や翻訳を提供しています。ぜひご活用ください。


英文就業規則の作成・変更・翻訳サービスは沖縄地区に限らず全国対応いたします(出張が発生する場合は出張費、交通費等を別途ご請求)

 


English Work Rules: Drafting, Amendment, Translation

Work rules play important roles in employing foreigners. The start and finish time of the work, rules on break time and holidays, calculation of salary, condition of pay raise and retirement, and various other practical conditions of the employees' labor are defined by work rules. In accordance with the Japanese Labor Laws, employers with more than 10 employees are obliged to have written work rules that govern the business entity. In case that an employer and an employee have made a written individual agreement, work conditions not stipulated in the agreement are governed by the work rules. Therefore, work rules virtually constitute the work conditions between the employer and the employee, becoming the legal binding force and the source of employer’s authority over its employees.

However, work rules cannot be legally validated until they are commonly understood by the employees. Only when the employees understand its contents, the work rules start having the legal effects in the business entity.  

If the work rules are written in the language that the employees do not fully understand, could the work rules have legal effects over the employees? In case that work rules are individually delivered to the employees with enough explanation and the employer has a good record to prove the understanding of the employee, the work rules could be validated. However, such an elaborate operation is often difficult in the employment conventions in Japan. The delivery of the Japanese work rules cannot solely fulfill the employer’s legal obligation to keep its foreign employees informed about the conditions written on the work rules. In such a case the employer cannot refer to the work rules to solve out troubles raised between the employer and the foreign employees.

 

We recommend companies employing foreign workers to prepare English work rules at least. As English is widely acknowledged as a common language all over the world, English work rules could become an effective evidence to disprove the employer’s negligence to inform the foreign employees.

 

In addition, work rules for companies with foreign workers need some special clauses such as the wordings of the resident eligibility and retirement, lump-sum withdrawal refund from the Japanese public pension scheme, and the appointment of the tax manager in Japan. When newly employing a foreigner in your company, it is highly recommended to review the work rules at this occasion. Recently, the attachment of the work rules is often required upon the application of subsidies. Even if the number of the employee is less than 10, and your company has no legal obligation, there are the advantages of formally making out work rules. 


As a part of our foreigner employment support services, we offer the drafting, amendment, and translation of English work rules. In order to expand your business globally, please take advantage of our services in the employment of foreign workers.


English Work Rule Drafting, Amendment and Translation services can be provided to clients outside Okinawa area (if business travels are required, per-diem and travel expenses are additionally charged. )

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